Hankintaluotsi vie tavoitteisiin

Vuoden 2021 lopulla Hansel lanseerasi Hankintaluotsi-työkalun – maksuttoman työkalun tukemaan hankintojen strategista johtamista ja strategian toteutumisen seurantaa. Hankintaluotsin avulla voidaan määritellä, aikatauluttaa ja seurata organisaation hankintatoimelle asetettuja tavoitteita.

Tavoitteet voivat liittyä esimerkiksi hankintojen strategiseen johtamiseen, tiedolla johtamiseen tai hankintaosaamiseen. Lisäksi voidaan asettaa hankintakohtaisia tavoitteita, kuten luonnon monimuotoisuuden säilyttäminen, innovaatioiden hyödyntäminen haasteiden ratkaisemisessa tai markkinoiden toimivuuden parantaminen.

Työkalu on rakennettu tukemaan organisaatioiden tavoitteiden saavuttamista osana Hankinta-Suomi-toimenpideohjelmaa. Hankintaluotsista löytyvät pohjatietona kansallisessa julkisten hankintojen strategiassa määritellyt tavoitteet, jotka edistävät hankintojen vaikuttavuutta. Näistä voidaan valita omalle organisaatiolle merkitykselliset tavoitteet ja lisäksi työkaluun voidaan tuoda organisaation omia tavoitteita.

Yhdessä kehitettiin, yhdessä käytetään

Hankintaluotsia pilotoitiin vuoden 2021 aikana sellaisten Hanselin asiakkaiden kanssa, joilla oli akuutti tarve pohtia oman organisaation tavoitteita. Asiakasorganisaatioiden kanssa pidettiin työpajoja, joissa Hanselin kehityspäällikkö asetti yhdessä organisaation hankinnoista vastaavien ja hankintojen parissa työskentelevien kanssa tavoitteita. Tämän työn kautta saatiin tärkeää palautetta työkalusta ja sen pohjalta Hankintaluotsia kehitettiin vielä syksyn aikana.

Hankintaluotsi ei ole vain johdon työkalu, vaan sitä voivat hyödyntää kaikki organisaation hankintojen tekemisessä mukana olevat. Osallistavalla, strategisella työkalulla johdon sekä hankinnoista vastaavien henkilöiden ideoimat, valitut ja aikataulutetut tavoitteet on helpompi sisäistää ja viedä ne käytännön tasolle hankintakohtaisiksi tehtäviksi. Hankinnan elinkaaren aikana niiden saavuttamista arvioidaan ja seurataan.

Kun hankinnoista vastaavat pääsevät osallistumaan tavoitteiden asettamiseen ja pohtimaan toimenpiteitä, joiden avulla valittuja tavoitteita voidaan hankinnoissa edistää, on tavoitteet helpompi myös huomioida hankinnoissa ja siten saavuttaa.

Hankinnat haltuun yhdellä työkalulla

Hankintaluotsi mahdollistaa sen, että samalla työkalulla voidaan sekä ideoida, asettaa että aikatauluttaa tavoitteita. Tätä tehdään myös monella tasolla, hankintatoimelle ja yksittäisille hankinnoille. Lisäksi määritellään hankintakohtaisia tehtäviä tavoitteiden saavuttamiseksi ja seurataan tavoitteiden saavuttamista, sekä muodostetaan kokonaiskuva.

Hankintaluotsia on työstetty yhteistyössä työkalun teknisen toimittajan kanssa noin kaksi vuotta ja sitä kehitetään edelleen tukemaan hankintayksiköitä entistäkin paremmin hankintojen tavoitteiden määrittelemisessä ja saavuttamisessa.