Vaikuttavia kilpailutuksia
Vuoden 2021 aikana Hanselin asiantuntijat osallistuivat liki 180 asiakaskohtaisen kilpailutuksen toteuttamiseen. Asiakaskohtaisilla kilpailutuksilla viitataan tässä yhteydessä muihin kuin Hanselin yhteishankintoihin liittyviin kilpailutuksiin, joita vuoden aikana toteutimme yhteistyössä asiakkaidemme kanssa.
Osana asiakaskohtaisten kilpailutusten toteutusta olemme vuodesta 2020 mitanneet kilpailutusten kautta aikaansaatavaa vaikuttavuutta. Mittaaminen toteutetaan lähtökohtaisesti jokaisen käynnistyvän kilpailutuksen yhteydessä hyödyntäen kehittämäämme vaikuttavuuden mittaamisen mallia.
Uuden kilpailutuksen käynnistyessä projektiryhmä asettaa ja kirjaa kilpailutukselle sanalliset ja numeeriset tavoitteet (asteikolla 0–2). Tavoitteenasetannassa vaikuttavuuden näkökulmasta tarkasteltavia teemoja on viisi:
- Vastuullisuus
- Innovatiivisuus
- Kustannussäästöt
- Tuotteen tai palvelun laatu
- Osaamisen kasvattaminen
Asetetut numeeriset ja sanalliset tavoitteet kuvastavat vaikuttavuuden ja sen ”kunnianhimon” tasoa, jota kilpailutuksessa lähdetään tavoittelemaan. Esimerkkejä maltillisista tavoitteista voivat olla esimerkiksi vastuullisuutta jossain määrin lisäävät sopimuslausekkeet. Hieman rohkeampi vastuullisuuden kasvattamiseen liittyvä tavoite voisi koskea esimerkiksi aiemmin hyväksyttyjen (mutta ympäristön kannalta haitallisten) tuotteiden tai palveluiden tarjoamisen kieltämistä tulevassa kilpailutuksessa. Tavoite kustannusten vähentämiseksi (vaikka 30 % nykytasosta) voisi puolestaan olla esimerkki kustannussäästöihin liittyvästä merkittävästä tavoitteesta, joka kilpailutuksen kautta pyritään saavuttamaan.
Mittaus (ts. numeerinen ja sanallinen arvio) toistetaan hankkeen päätyttyä, minkä jälkeen saatuja tuloksia voidaan verrata hankkeen käynnistysvaiheessa asetettuihin tavoitteisiin.
Yksittäisten hankkeiden lisäksi raportointimme alkaa aineiston kertymisen kautta tuottaa myös laajempaa kuvaa siitä, millaista vaikuttavuutta asiakaskohtaisten kilpailutusten kautta on aikaansaatu. Tilastollisesti aineisto käsittää tällä hetkellä 118 arvioitua kilpailutusta. Näistä 77 on seurantajaksolla myös päättynyt, jolloin tiedot käsittävät tavoitteenasetannan ja päättymisvaiheen vaikuttavuusarviot.
Vaikuttavuus alkaa näkyä
Tähän saakka kertyneestä aineistosta voidaan vaikuttavuuden eri näkökulmista tunnistaa mielenkiintoisia yksittäisiä kilpailutushankkeita. Lisäksi koko aineistoa analysoimalla voidaan tehdä johtopäätöksiä siitä, millaista vaikuttavuutta asiakaskohtaisten kilpailutusten kautta tyypillisesti tuotetaan. Tiedot tarkentuvat aineiston kasvaessa, mutta jo tässä vaiheessa aineistosta voidaan tehdä esimerkiksi seuraavanlaisia huomioita:
- Tyypillisimmät vaikuttavuuden saavuttamiselle asetetut tavoitteet liittyvä osaamisen kasvattamiseen. Vastuullisuus on puolestaan tekijä, joka näin mitattaessa korostuu asiakaskohtaisten hankkeiden tavoitteenasetannassa vähiten.
- Osaamisen kasvattamisen jälkeen arvioinnissa toiseksi eniten mainintoja (niin tavoitteenasetannassa kuin saatujen tulosten mittauksessa) saa tuotteen tai palvelun laadun parantaminen.
- Arvioiduista hankkeista 56 (ts. vajaa puolet) on sisältänyt jotain innovatiivisuuteen liittyviä elementtejä. Näistä 11:ssä (n. 9 %) innovatiivisuuteen liittyvät tavoitteet on projektiryhmässä arvioitu merkittäviksi.
Esimerkkejä yksittäisistä hankkeiden sanallisista arvioista
Innovatiivisuus
- Hankinnan kohde ja sen avulla tuotettava palvelu pitää sisällään asiakkaan näkökulmasta innovatiivisia elementtejä, jotka mahdollistavat positiivisia toimintatapojen muutoksia ja hyvinvoinnin lisääntymistä; asiakas teki työn aikaisemmin henkilötyönä. Laitteiston hankinnan jälkeen toimintatavat muuttuivat. Hankittu laitteisto mahdollistaa laadun paranemisen, toistettavat lopputulokset sekä lisää työn tehokkuutta.
Kustannussäästöt
- Palvelun kustannukset laskivat kilpailutuksen myötä n. 60 % nykytasosta. Euromääräiset säästöt (myös budjetoituun verrattuna) ovat sopimuskaudelta useita miljoonia verrattuna nykytilanteeseen.
- Asetetut tavoitteet ylitettiin. Kilpailutus julkaistiin aikana, jolloin tarjoajalla oli runsaasti myytävää asiantuntijakapasiteettia. Kilpailutuksen voittaneen tarjoajan hintataso oli erittäin edullinen. Ketteränä ohjelmistokehitysprojektina toteutettavan kokonaisuuden edulliset htp-hinnat edesauttavat onnistuneeseen lopputulokseen pääsemistä. Ennen kilpailutusta tehtyyn hinta-arvioon verrattuna voittanut tarjous oli noin 46 % edullisempi.
Osaamisen kasvattaminen
- Järjestelmän hankintavaiheessa tehtiin paljon hyviä hankintaosaamista kasvattaneita asioita, joita on jo voitu hyödyntää myös hankintayksikön neljässä muussa hankinnassa.
Tuotteen tai palvelun laatu
- Hankittavan tuotteen laatu ja sopimusehdot tuottavat mitattavaa lisäarvoa aikaisempaan tilanteeseen verrattuna; laatu (tulosten toistettavuus) paranee, sillä laite tuottaa ihmissilmää tarkempia tuloksia.
Vastuullisuus
- Hankinnan kohteena olevaa laitteistoa käytetään litiumakkujen ja aurinkopaneelien testaamiseen opetus-, tutkimus- ja kehittämistoiminnassa. Laitteiston käyttötarkoitus johtaa todennäköisesti laadukkaampiin paneeleihin ja akkuihin, mikä vähentää hankintayksikön ympäristökuormitusta.
Lue myös: Kilpailutuksiin saatiin hyvin tarjouksia